一般事項
本プライバシーポリシーは、EstateAgentHubが提供する不動産仲介向けリーガルサポートサービスにおける個人情報の取扱いについて説明します。利用者の実務上のニーズに応じて、収集目的・利用範囲を限定し、適切な管理措置を講じます。ケーススタディを参照しつつ、データ利用の透明性を重視しています。
定義
本項では、当社が本ポリシーで用いる用語の定義を示します。実務ケースに基づく表現で、利用者が具体的にどのデータを指しているかを明確にします。
データの収集について
サービス提供のため、利用者から直接提供される情報と、システムが自動的に収集する情報を取得します。以下に具体例を示します。
利用者が提供するデータ
利用者がフォーム入力や書類アップロードを通じて当社に提供する情報は以下の通りです。各項目は事案ごとの対応のために限定的に使用します。
- 事業者名、担当者名、連絡先メールアドレス（実務連絡用）
- 物件情報（住所、間取り、写真、登記情報の要約）
- 活動や契約に関する書類（契約書ドラフト、修繕履歴、検査報告書の要旨）
- 相談内容の詳細（発生日時、関係者、既往対応の経緯）
- 請求書や決済に必要な情報（請求先名、請求金額の記録）
- レビュー依頼に伴う補足情報や関連する証拠資料（写真、メモ等）
自動的に収集されるデータ
サービス利用時にシステムが自動的に収集する情報は、サービス改善と不正検知、セッション管理のために使用します。
- IPアドレス、端末の種類、ブラウザ情報
- 利用日時、アクセスしたページ、操作ログ
- セッション識別子、クッキー情報（設定や利用状況の分析用）
- 障害発生時のログやエラーレポート（サービス改善のための匿名化した分析）
- ユーザーの操作傾向に関する集計データ（個人を特定できない形で利用）
- 位置情報（IPベースの地域判定のみ、詳細なGPS情報は取得しません）
第三者から受領するデータ
当社は利用者の同意または法令に基づき、信頼できる第三者から情報を受領する場合があります。受領データは事案対応に必要な範囲で利用します。
- 決済代行業者からの活動確認情報（支払状況の照合）
- 公的情報（登記簿情報の要旨、法令改正情報）
- 解析サービス提供者からの利用統計（匿名化された集計データ）
データの利用目的
当社は以下の目的で個人データを利用します。すべて実務的なニーズに基づき、過剰な利用を避けます。
- サービス提供、契約の履行（テンプレート配布、レビュー実施）
- 利用者からの問い合わせ対応とサポートの提供
- サービス改善、機能開発のための分析
- 不正行為やセキュリティインシデントの検出・対応
- 法令に基づく保有・開示対応（捜査機関等からの正当な要請がある場合）
- 請求、決済処理および会計記録の保持
- 法改正や判例等の情報提供（登録者に対する重要な変更通知）
- 利用者が明示的に同意したその他の目的
法的根拠（適用がある場合）
当社は適用法令に基づき、正当な処理根拠を検討してデータを取り扱います。業務遂行上必要な範囲で処理を行います。
- 契約の履行（サービス提供のために必要な処理）
- 法令遵守（税務・会計・公的要請に応じた処理）
- 正当なメリットの実現（不正防止、サービス改善のための合理的範囲）
- 利用者の同意に基づく処理（明示した目的のため）
国際的なデータ保護対応
EstateAgentHubは国際的な活動や欧州関係者とのやり取りが発生する場合に備え、主要なデータ保護原則を参考にした管理体制を整えています。日本法を基盤としつつ、必要に応じて国際基準を参照します。
- 処理の透明性と説明責任を重視します。利用者が取得・利用方法を具体的に把握できるよう努めます。
- 必要最小限のデータ収集に努め、目的外利用を避けます。
- 適切な技術的・組織的対策によりデータの安全性確保を図ります。
- 国際的なデータ移転がある場合は、適切な保護措置を検討します。
- 利用者からのアクセス、訂正、削除等の要請に対して合理的に対応します。
- データ侵害が発生した場合には、関係者へ必要な情報を適時提供します。
クッキーの利用
当社はサービスの利便性向上や利用解析のためにクッキーを使用します。クッキーにより収集される情報は、個人を特定しない形で集計して利用します。
使用するクッキーには、セッション管理用クッキー、永続クッキー、解析用クッキーが含まれます。ログイン状態の保持や利用状況の統計取得に利用されます。
必須クッキー（機能上必要）、パフォーマンスクッキー（解析用）、機能性クッキー（設定保持）のカテゴリに分類しています。
ブラウザの設定からクッキーを拒否・削除することが可能です。ただし一部機能が利用できなくなる場合があります。設定方法についてはブラウザのヘルプをご参照ください。
クッキーポリシーを確認する
データの共有
当社は業務遂行上必要な場合に限り、信頼できる第三者とデータを共有します。共有先と目的、範囲を限定し、安全管理を確保します。
- 決済代行事業者（請求・入金確認のための最小限の情報）
- 弁護士・専門家（利用者からの依頼に基づく書類レビューのため）
- クラウドストレージ事業者（書類保存およびバックアップのため）
- アナリティクスサービス提供者（匿名化した利用分析のため）
- 法令に基づく公的機関への提供（正当な要請がある場合）
- 外部ベンダー（システム運用・保守に必要な範囲での情報提供）
国際データ転送
一部の処理は国外のサービスプロバイダを通じて行われる場合があります。国際転送が行われる場合は、適切な保護措置（契約条項や技術的対策）を講じます。
国際転送の際には、相手先のデータ保護水準を確認し、必要に応じて標準契約条項や追加技術対策により保護を行います。
データの保管期間
当社は目的達成に必要な期間のみデータを保持します。法令上の保存義務がある場合はその期間に従い保管します。
利用者アカウント情報は契約期間中および停止後一定期間（会計・監査上必要な期間）保存します。不要となった場合は削除または匿名化します。
サポートや相談の履歴は対応に必要な期間保存し、その後削除または匿名化してサービス改善に利用します。
アクセスログやシステムログはセキュリティ維持のため一定期間保存し、その後順次削除します。
利用者から削除要求があった場合は、法令や他の利用者の権利保護に影響しない範囲で合理的な期間内に対応します。具体的な手続きはお問い合わせください。
データの安全管理
EstateAgentHubでは、不動産業務に伴う機密情報の取り扱いを重視しています。ケーススタディに基づく運用では、契約書や顧客情報の保存・閲覧履歴をログ化し、トラブル発生時に事案の再現と原因分析ができるように設計しています。たとえば、過去の事例では契約書の改訂履歴を照合することで誤送信の原因を特定し、業務フローの改善につなげました。技術的・組織的対策を組み合わせ、実務で使える安全対策を優先します。
- アクセス制御と最小権限原則を運用し、役割ごとに閲覧・編集権限を限定。実際の導入事例では、営業担当と管理担当の権限を分離することで誤操作による情報流出リスクを低減しました。
- データ暗号化とバックアップを実施。保存時暗号化により万が一のデータベース侵害に備え、定期バックアップで業務継続性を確保する運用を採用しています。
- ログ監査と侵入検知を組み合わせた監視運用。アクセスログの分析により不審な操作を早期に検知し、実務上のインシデント対応フローを明確に定義しています。
利用者の権利
EstateAgentHubの利用者は、自身の個人データに関して一定の権利を有します。以下は実務でよくあるリクエストに基づいた権利とその対応手順の概要です。ケースを基にした説明で、申請時に必要な情報や想定される処理期間も示します。
- アクセス権：保存されている自身の個人情報の内容を確認できます。申請には本人確認資料が必要で、事例に応じて該当データの抜粋を提供します。
- 訂正権：誤った情報の修正を求めることができます。以前のケースでは、住所変更の証明書を受領後に速やかに履歴を修正し、関係書類の再発行対応を行いました。
- 消去請求（忘れられる権利）：合理的な範囲でデータの削除を請求できます。ただし、法令で保存が義務付けられる情報や、活動記録の保存期間は除外されます。
- 処理制限の要求：特定の目的での利用を制限するよう求めることができます。実務では、保留中の紛争対応や法的確認の期間中に一時的な制限を設定した事例があります。
- データポータビリティ：構造化された一般的に利用される機械可読形式で自身のデータを受け取ることが可能です。過去のケースでは、別システムへ移行するためにCSV形式で提供した事例があります。
- 異議申し立て権：処理が法的根拠に基づかない、あるいは直接的メリットに影響する場合に利用できます。申し立てがあった際は、該当処理の見直しと記録を行います。
- 第三者提供の情報の確認：過去に第三者に提供されたデータの範囲や目的を照会できます。実例として、契約上の業務委託先への提供履歴を開示したケースがあります。
- 代理人による請求：適切な委任状や本人確認書類を提示することで、代理人が権利行使を行えます。実務的には弁護士や行政書士を代理人とする申請が多いです。
権利行使の申請方法
権利行使の申請は、EstateAgentHubのお問い合わせフォームまたは書面で受け付けます。申請には本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードの写し等）と、要求内容を特定するための詳細（例：確認したい期間や対象の活動番号）を添付してください。ケースにより追加情報の提出をお願いすることがあります。
申請を受領してから、原則として30日以内に対応方針を通知します。複雑な事案や追加確認が必要な場合は、最長で60日を目安に追加のご案内を行い、進捗状況は随時報告します。
マーケティングと通知
EstateAgentHubは、新サービス案内や業務改善に関する情報をメール等で配信することがあります。配信は利用者からの明示的な同意に基づく場合と、活動関係に基づく重要な通知に分類し、内容と目的を明確にします。過去の利用例では、法改正対応セミナーやテンプレート更新の案内が該当します。
マーケティング配信の停止は、各メールの配信解除リンクまたはお問い合わせフォームから行えます。解除手続きの反映は通常数営業日以内に完了します。解除後も契約に関する重要な通知は継続して送信する場合があります。
未成年者のデータ
EstateAgentHubは、未成年者の個人情報を取り扱う際には、法令や実務慣行に従って保護者の同意を確認します。不動産活動に付随する特有の事情を考慮し、保護者への説明や同意確認の記録を残す運用を実例に基づき実施しています。
第三者リンクについて
当サイトには第三者のサービスへのリンクが含まれる場合があります。リンク先のプライバシー慣行は当方の管理対象外であり、リンク先のプライバシーポリシーをご確認ください。実務上、外部ツール連携の際は連携先の評価を行い、必要な契約条項やデータ処理同意を取り交わすようにしています。
ポリシーの変更
プライバシーポリシーは、法令改正やサービス内容の変更に応じて更新されます。改定があった場合は、EstateAgentHub.club上で更新日と変更点の要約を掲載し、重要な変更は登録連絡先へ通知します。直近の改定日は15-02-2026です。
お問い合わせ先
お問い合わせ・権利行使の申請は以下へご連絡ください。EstateAgentHub住所: 〒612-8234 京都府京都市伏見区横大路三栖木下屋敷町2丁目20番地電話: +817003390443事業者番号: 3612184392912ドメイン: EstateAgentHub.clubお問い合わせフォームはサイト上の「お問い合わせ」ページをご利用ください。実務的な相談は事前に事案の概要を記載いただくと対応がスムーズです。